Bli Medlem Støtt oss Materiell
Organisasjonshåndbok
Dette er organisasjonshåndbok for fylkeslagsstyrene i LUB. Her finner dere oversikt over oppgaver og roller, innspill og råd til hjelp i deres viktige frivillige verv.

 

Nei

Her er en oversikt over hvilke oppgaver ulike styremedlemmer i LUBs fylkeslag bør ha ansvar for.


Oppgavene kan fordeles annerledes. Dere kan for eksempel dra nytte av styremedlemmenes ulike erfaringer, interesser og kompetanse. Det viktigste er at oppgavene blir gjort, ikke hvem som utfører dem.

Selv om ansvar og oppgaver delegeres og fordeles, har alle i styret et felles og solidarisk ansvar for hele fylkeslagets virksomhet.
 

Styremedlemmers felles ansvar

  • Lede fylkeslagets virksomhet og sikre at den drives i overensstemmelse med LUBs formål og verdigrunnlag
  • Fylkeslagets økonomi: sørge for betryggende kontrollrutiner og forsvarlig forvaltning av fylkeslagets midler. Sikre at utbetalinger er forankret i styrevedtak.
  • Lokale arrangementer, planlegge og gjennomføre Wave of light og andre aktiviteter og tiltak som underbygger fellesskap og sorgstøtte. Bidra til at det gis et allsidig tilbud som ivaretar både nye og "gamle" medlemmer, og ulike grupper av etterlatte (eksempelvis mammaer, pappaer, søsken, besteforeldre, etc.)
  • Formidle informasjon til medlemmer og andre, samt svare på henvendelser
  • Fylkeslagets dokumenter; sørge for forsvarlig behandling og lagring av post, søknader, dokumenter, referater, etc.
  • Avgi årsberetning og årsregnskap
  • Avholde årsmøte i fylkeslaget
  • Rapportering til LUB sentralt og aktører som har bevilget midler til fylkeslaget
  • Bidra til rekruttering av nye frivillige
  • Samarbeide med fylkeslagets kontaktpersoner
  • Sørge for en hensiktsmessig organisering av styrets arbeid med tydelig ansvarsfordeling og delegering av oppgaver

 

Styrefunksjoner/verv

Vedtektene fastsetter at et fylkeslagsstyre må minimum bestå av leder, kasserer og sekretær. Styret kan også bestå av en nestleder og øvrige styremedlemmer. Vi anbefaler også å ha en informasjonsansvarlig. Alternativt kan en person som har et av de andre vervene ivareta informasjonsoppgavene.

 

Leder

  • Styremøter: møteinnkalling, utarbeide sakslister og lede møter
  • Fordele arbeidsoppgaver blant styremedlemmene
  • Arbeidsplan: planlegge fylkeslagets aktiviteter og tiltak, og avklare hvem som gjør hva.
  • Underveis følge opp de ansvarlige for ulike oppgaver; avklare status for arbeidet, om det er behov for bistand, etc.
  • Være bindeledd til hovedkontor og landsstyre, og videreformidle informasjon til styremedlemmer i fylkeslaget
  • Være fylkeslagets ansikt utad der ikke annet er avtalt
  • Hovedansvar for fylkeslagets epostkonto
  • Ansvar for fylkeslagets dokumenter (forsvarlige rutiner og oppbevaring)
  • Overordnet ansvar ved inngåelse av økonomiske avtaler, registrering/endringer i Frivillighetsregisteret, samt signere søknader om økonomisk støtte
  • Være fylkeslagets representant på sentrale arrangementer som landsmøte og årsmøte i representantskapet, samt avklare hvilke øvrige deltakere fylkeslaget skal sende

Viktige lederoppgaver er ellers å stimulere til positivt engasjement i fylkeslaget og innad i styret, motivere og inspirere andre frivillige, og gi tilbakemeldinger på utført arbeid. Dersom det oppstår uenigheter eller konflikter er det viktig at leder tar initiativ til å løse disse.

 

Kasserer

  • Ansvar for fylkeslagets økonomistyring og bankkonto
  • Lage forslag til budsjett sammen med resten av styret
  • Betale fakturaer, refundere utlegg og foreta andre utbetalinger. Alle utbetalinger må bekreftes (attesteres) av et ekstra styremedlem.
  • Registrere innbetalinger til konto, inkl. tilskudd, grasrotandel, egenandeler, vipps, etc.
  • Hvis lodd- og kalendersalg, følge opp salg og innbetalinger.
  • Ta vare på bilag på forsvarlig måte og kontrollere kontoutskrifter.
  • Underveis informere styret om økonomisk status (hvert kvartal anbefales), herunder hvordan fylkeslaget ligger an i forhold til budsjett.  
  • Søke eksterne instanser om tilskudd, herunder Stiftelsen Dam (tidl. ExtraStiftelsen), regionalt helseforetak, sparebanker, kommuner, lokalt næringsliv, etc.
  • Hvis behov, søke drifts- og/eller tiltaksstøtte fra LUB
  • Ansvar for føring av regnskapet, og samarbeide med fylkeslagets revisor om årsregnskap (se også revisors oppgaver)

 

Sekretær

  • Skrive referat fra møter
  • Sende ut invitasjon til årsmøte og andre arrangementer og tiltak
  • Medansvarlig for fylkeslagets epostkonto
  • Skrive utkast til årsberetning som deretter legges frem for styret for ferdigstilling
  • Bistå kasserer (eller andre) med søknadsskriving til aktuelle støtteordninger
  • Holde orden på medlemslister. Ved behov be hovedkontoret om oppdatert medlemsliste
  • Hvis fylkeslaget har egen informasjonsansvarlig, samarbeide med vedkommende om informasjonsformidling i ulike kanaler

 

Nestleder

  • Stedfortreder for leder. Ivareta leders oppgaver i dennes fravær.
  • Følge opp styremedlemmene sammen med leder
  • Tilgjengelig for oppgaver der det trengs ekstra ressurser

 

Informasjonsansvarlig

  • lub.no: Sørge for at informasjon om fylkeslaget er oppdatert til enhver tid
  • Bidra til god informasjonsflyt ut mot medlemmene i fylkeslaget
  • Publisere innhold på fylkeslagets facebook-side/gruppe og bidra til at det her utvises godt nettvett.
  • Være bindeleddet til nettredatør på LUBs hovedkontor
  • Sende inn saker om aktiviteter i fylkeslaget til LUB-magasinet

 

Styremedlem

  • Ansvarlig for tildelte/avtalte oppgaver
  • Bidra under planlegging og gjennomføring av arrangementer og tiltak i fylkeslagets regi
  • Tilby bistand til øvrige styremedlemmer

 

Avhengig av hvor aktivt fylkeslaget er, kan det til tider være hektisk med mange oppgaver. Det er derfor viktig at alle styremedlemmer stiller opp for hverandre og hjelper til.

Spør gjerne andre medlemmer om bistand og hjelp ved arrangementer og andre tiltak. Slik kan dere stimulere flere til frivillig innsats.

 

Revisor

Alle fylkeslag må ha egen revisor ihht. vedtektene. Revisor kan ikke være styremedlem eller ha en tilknytning til styret eller styrets medlemmer som innebærer brudd på vanlige habilitetsregler.

Revisor kan gjerne være et medlem av foreningen. Vedkommende bør i så fall ha økonomi- og regnskapsforståelse. Fylkeslag kan også velge å kjøpe revisortjenester. Siden fylkeslagene har såpass liten økonomi med få bilag, bør det være mulig å få denne tjenesten til en liten kostnad.

Revisor skal velges av fylkesårsmøtet. Fylkeslagsstyret, eller valgkomiteen der dette finnes, bør fremme forslag om kandidat til dette vervet.

Revisor har viktige kontrolloppgaver og skal påse at:

  • Inn- og utbetalinger stemmer med bilag
  • Bilag er datert, attestert og nummerert
  • Kasse og bank stemmer med konto
  • Renter er påført regnskapet
  • Utbetalinger er forankret i styrevedtak
  • Tildelingskriterier og krav er fulgt. Dette kan gjelde fra foreningen sentralt og fra eksterne aktører, eksempelvis Stiftelsen Dam (Ekspress), regionale helseforetak, kommuner, sparebanker, etc.
  • Mindre feil rettes opp, og større feil informeres årsmøtet
  • Signere årsregnskapet (se skjema for regnskap), eventuelt avgi revisjonsberetning

 

Her har vi samlet noen råd og innspill som vi håper kan bidra til godt styrearbeid og god samhandling. 

Personer som velges inn i fylkeslagsstyret har til felles at de engasjerer seg i viktig og meningsfullt frivillig arbeid etter å ha mistet barn. Inn i dette arbeidet har de med seg ulik kompetanse og en variert erfaringsbakgrunn. Det er positivt at styremedlemmene kan utfylle hverandre, både med ideer og i planlegging og gjennomføring av oppgaver, tiltak og aktiviteter.

Styremedlemmer kan ha ulike ønsker om hvilke aktiviteter og tiltak fylkeslaget bør prioritere, og dere kan se forskjellig på hvilke mål fylkeslaget bør ha. Dere kan også ha ulike forventninger til styrearbeidet og hvordan samarbeidet innad i styret bør være. Samtidig må dere forholde dere til oppgaver og rutiner som følger av vervet (se roller, ansvar og oppgaver).

Med en åpen og ærlig diskusjon om ønsker og forventninger, vil vil dere kunne finne fram til hvordan dere kan jobbe best mulig sammen. Et mål bør være at alle opplever å få bruke sitt engasjement og erfarer frivillig arbeid som positivt og meningsfullt!

 

Forventninger og ambisjoner

  • Avklar den enkeltes forventinger til styrets arbeid og samarbeidsform
  • Avklar hvilke ambisjoner dere skal ha for fylkeslaget, som er gjennomførbare og håndterlige
  • ”Jeg har sagt ja til et tillitsverv”:
    • Hvilket ansvar har jeg tatt på meg? Hvilke oppgaver kreves/forventes fra LUB?
    • Oppnå balanse mellom egne og andres forventninger

 

Spillerom for den enkelte

  • Avklare den enkeltes motivasjon: hva brenner du for?
  • La den enkelte få bidra med det den er god på og brenner for
  • Gi rom for at man kan si fra seg oppgaver man ikke er god på eller ikke håndterer
  • Vise åpenhet for nye ideer og måter å arbeide på
  • La den enkelte få oppleve eierskap til fylkeslagets arbeid

 

Styrets arbeid

  • Lage tydelige kjøreregler for styrets arbeid
  • Strukturere styrearbeidet og avklare møteform
    • Møtehyppighet? Møtelengde?
    • Hvordan skal våre styremøter gjennomføres?
    • Eksempel: diskutere saker først og deretter prat om andre ting
  • ”Profesjonalitet”: innkalling til styremøte, saksliste, møteledelse, møtereferat
  • Tydelig og saklig kommunikasjon
  • Oppgaver og rutiner: avklare hvilke oppgaver det kreves eller forventes at styret utfører, hvordan skal disse fordeles (hvem gjør hva?), samt hvilke rutiner styret skal ha for å sikre at oppgavene blir utført
  • God planlegging; lage årshjul for styrets arbeid og fylkeslagets aktiviteter, budsjett for fylkeslaget

 

Mellommenneskelig forhold

  • Aktivt rose og verdsette hverandre, ikke ta hverandre for gitt. Da er det også enklere å gi/få kritikk
  • Bevissthet om hvordan vi snakker med og om hverandre
  • Vise respekt for hverandre, for vervet og for arbeidet
  • Hvis problemer, ta det opp med en gang
  • Våge å være ærlige med hverandre
  • Utvise gjensidig tillit
  • Utvise raushet og forståelse, eksempelvis i situasjoner der en frivillig ikke har kapasitet
  • Skape trygge rammer og etablere klima der det er lett å gi beskjed om noe oppleves vanskelig og å be om hjelp
  • Respektere vedtak: uenighet innad er OK, men utad står vi samlet

 

Andre momenter

  • Representativt styre (mål å strekke seg etter ved sammensetning av styret)
    • Ulike (taps)erfaringer
    • Ulik kompetanse representert
    • Begge kjønn
    • Foreldre/besteforeldre
  • Spille på andre krefter
    • Alt arbeid må nødvendigvis ikke gjøres av styret
    • Engasjere andre medlemmer til å bidra
    • "Outsource" oppgaver

 

Alle fylkeslag må årlig avholde årsmøte (se § 7.2 og § 7.3 i vedtektene). Her er informasjon og råd om oppgaver fylkeslagsstyret må gjøre før, under og etter årsmøtet, i kronologisk rekkefølge.

 

Årsberetning og årsregnskap

Årsberetning og regnskap er obligatoriske saker på årsmøtet. Vi anbefaler at styret ferdigstiller dokumentene rett over nyttår. Bruk gjerne mal for årsberetning og skjema for regnskap. Husk at hele styret er ansvarlige for årsberetning og regnskap, videre at regnskap må forelegges revisor.

 

Fastsette dato og sted

Årsmøtet må avholdes innen 20. februar.

  • Bestem hvilken dato og klokkeslett årsmøtet skal avholdes
  • Finn egnet møtelokale

 

Invitasjon til årsmøtet

Fylkeslaget vil på nyåret motta oppdatert medlemsliste pr. 31.12. Bruk denne som grunnlag. Dersom det kommer nye medlemmer etter nyttår, kan også de få invitasjon.

  • Invitasjon må senest to uker før årsmøtet sendes alle medlemmer i fylkeslaget.
  • Send invitasjon fortrinnsvis på e-post. Medlemmer dere ikke har epostadresse til sendes invitasjon pr. ordinær post.
  • Informer om årsmøtet på fylkeslagets Facebookside/gruppe. Opprett eventuelt arrangement på Facebook. Legg ut informasjon på fylkeslagets side på lub.no.
  • Gjør en vurdering av om dere ønsker påmelding. Angi i så fall påmeldingsfrist.

 

Saksliste og program

  • Se malen Innkalling og saksliste i fylkeslag. Her angis hvilke saker som må behandles på årsmøtet.
  • Om fylkeslaget har ytterligere saker til behandling, tas disse inn i sakslisten (nummering og saksrekkefølge kan endres).
  • Send sakslisten sammen med invitasjonen/innkallingen. Dersom årsberetning, revidert årsregnskap og eventuelle andre dokumenter er ferdigstilt, anbefaler vi å sende ut disse samtidig. Alternativt kan dokumentene ettersendes.
  • Se egen omtale av valg.
  • Utvid gjerne årsmøtet med et sosialt og/eller faglig program (for eksempel engasjere en foredragsholder/gjest til å snakke om et aktuelt tema). Dette kan skape større interesse og gjøre det mer attraktivt å delta.

 

Gjennomføring av årsmøtet

Se også vedtektenes § 7.3 og malen Innkalling og saksliste i fylkeslag.

 

Konstituering

  • Godkjenning av innkalling: Fatte vedtak om at innkallingen ble sendt ut til rett tid (senest to uker før årsmøtet).
  • Godkjenning av forretningsorden (se forslag til saksliste i malen Innkalling og saksliste i fylkeslag): Fatte vedtak om hvilke regler som gjelder for gjennomføringen av årsmøtet.
  • Valg av møteleder: Oppgaver består i å være ordstyrer og ellers lede årsmøtet i henhold til saksliste og forretningsorden. Videre lede stemmegivning i de enkelte sakene. Møteleder kan gjerne være fylkeslagets leder.
  • Valg av referent: Oppgaven består i å skrive protokoll som dokumenterer årsmøtets vedtak i de enkelte sakene. Bruk gjerne mal for protokoll. Referenten kan gjerne være fylkeslagets sekretær.
  • Valg av to delegater til å undertegne protokoll: Oppgaven består i å kontrollere og bevitne (signatur) at protokollen fra årsmøtet er korrekt.

 

Øvrige saker

  • Årsberetning, revidert årsregnskap og valg (se omtale under) er obligatoriske årsmøtesaker.
  • Vi anbefaler at styret orienterer om planlagte aktiviteter det kommende året. Her kan det også åpnes for å ta inn forslag til aktiviteter.
  • Hvis det tas inn andre saker, behandles disse i henhold til rekkefølge angitt i sakslisten.
  • Godkjenning av protokoll: Referenten går gjennom protokollen sammen med delegater som er valgt til å undertegne protokollen. Ta utskrift som signeres der og da, hvis mulig. Alternativt ta utskrift i etterkant som signeres. Håndskrevet protokoll aksepteres, men det forutsetter god og tydelig håndskrift som klart gjengir vedtakene som ble fattet.

 

Valg

Fylkeslagsstyret skal minimum bestå av tre personer med følgende funksjoner: leder, kasserer og sekretær. I tillegg skal det velges en revisor.

Funksjonstid: Styremedlemmer og revisor velges for minst ett og inntil to år av gangen.

Se nærmere beskrivelser av ulike verv og oppgaver under Roller, ansvar og oppgaver.

Prosessen med å finne kandidater til styret og revisor bør starte relativt tidlig. I flere fylkeslag ivaretas oppgaven av det sittende styret, mens andre fylkeslag har egen valgkomité. Følgende må gjøres:

  • Avklare om sittende styremedlemmer er aktuelle for gjenvalg.
  • Rekruttere nye personer til styreverv.

Om mulig bør dere forsøke å få til en god balanse mellom kontinuitet og nytt engasjement, altså en kombinasjon av styremedlemmer som tar gjenvalg og nye styremedlemmer.

Hvis forslag til styremedlemmer og revisor er klart før utsendelse av årsmøteinnkalling og saksliste, bør dere opplyses om kandidatenes navn her. Det er allikevel positivt å formidle at det kan være plass til flere engasjerte personer i styret. Døren er ikke er lukket om flere vil engasjere seg.

NB! Hvis dere ønsker å ha en valgkomité, bør også personene til denne oppgaven velges av årsmøtet. Anbefalt funksjonstid: minst ett og inntil to år.

 

Oppgaver i etterkant av årsmøtet    

Enkelte oppgaver må utføres rett i etterkant av årsmøtet. Merk at personer gikk ut av fylkeslagsstyret ved årsmøtet, har et medansvar for enkelte av disse oppgavene.

  • Send fylkeslagets årsberetning, reviderte regnskap og årsmøteprotokoll (signert) til landsstyret v/hovedkontoret snarest mulig etter årsmøtet. Ansvar: Gjenvalgt leder, evt. avtroppende leder.
  • Frivillighetsregisteret: Hvis valget på årsmøtet førte til endringer i styresammensetningen, må disse snarest meldes til Frivillighetsregisteret. For fremgangsmåte, se egen veiledning om Frivillighetsregisteret. Ansvar: Valgt leder, evt. delegere til styremedlem.
  • Overlapping: Hvis valget på årsmøtet førte til endringer i styresammensetningen, må gammelt styre sørge for god overlapping med nytt styre. Se egen omtale av Overlapping. Ansvar: felles ansvar mellom avtroppende og nyvalgte styremedlemmer.
  • Deltakelse på landsmøte (i partallsår): Det er ønskelig at fylkeslagene er representert på landsmøtet med det antall delegater de er tildelt, fortrinnsvis med personer som etter siste fylkeslagsårsmøte inngår i fylkeslagsstyret. Hvem som skal delta må avklares. Husk påmelding! Ansvar: Valgt leder.
  • Deltakelse på årsmøte i representantskapet (i oddetallsår): Representantskapet består av fylkeslagslederne (se unntak beskrevet i vedtektenes § 4.2), som har møteplikt. Husk påmelding! Ansvar: Valgt leder.
  • Samarbeid i styret: Det valgte styret bør tidlig sette fokus på hvordan dere ønsker å fordele oppgaver dere imellom (se Roller og oppgaver i fylkeslaget) og ellers etablere gode samhandlingsrutiner. Det er også lurt å enes om hvilke forventninger styremedlemmene skal kunne ha til hverandre. Se gjerne Råd om styrearbeid og samhandling.

 

Påmelding til landsmøte/årsmøte i representantskapet: Påmeldingsfristen til begge disse møtene er normalt i månedsskiftet februar/mars, altså rett i etter fristein for å avholde fylkeslagets årsmøte. Derfor haster det med å ta stilling til hvem som skal representere fylkeslaget på landsmøtet, og sørge for påmelding til landsmøte og årsmøte.

 

Frivillighetsregisteret: oppdatering av opplysninger

LUBs fylkeslag er registrert i Frivillighetsregisteret, som bl.a. er en forutsetning for å være mottaker av Grasrotandelen. Opplysninger om fylkeslaget i Frivillighetsregisteret må kun oppdateres dersom det er endringer. Det gjelder som oftest informasjon om hvem som er styremedlemmer, og ny adresse ved ny leder.
 

Sørg for å ha følgende tilgjengelig før du melder inn endringer:

  • Protokoll (signert) fra siste årsmøte som viser hvem som ble valgt som styremedlemmer (pdf-fil skal lastes opp som vedlegg).
  • Styremedlemmers fødselsnummer (11 siffer) og folkeregistrerte etternavn.

Endringer meldes elektronisk med en såkalt samordnet registermelding, se www.brreg.no/lag-og-foreninger/slik-registrerer-du-endringer-for-lag-eller-forening/
 

Prosessen steg for steg (NB! klikk "hent" underveis for å få frem registrerte opplysninger):

  • Kryss av for "Endre eller legge til nye opplysninger".
  • Fyll ut fylkeslagets organisasjonsnummer. Klikk "hent".
  • Hva vil du endre? Kryss av for opplysningene som skal endres (flere kryss mulig). Som oftest vil det være "styre" og hvis ny leder også "Adresser" og "Kontaktopplysninger".
  • Adresse: Hvis ny leder, endre foreningens (forretnings)adresse til nyvalgt leders adresse.
  • Kontaktopplysninger: Hvis ny leder, legg inn vedkommedes kontaktopplysninger.
  • Styre: Klikk "hent". Slett eventuelle personer som ikke lenger er styremedlemmer og klikk "legg til" for å registrere nye styremedlemmer (NB! fødselsnummer og etternavn). Angi samtidig de respektives rolle (styrets leder, nestleder, styremedlem).
  • Varsling og signering: legg først inn e-postadresse eller mobilnummer til den som sender inn skjemaet. Kryss deretter av for hvem som skal signere skjemaet (minst én person).
  • NB! Under menyfanen "Vedlegg" laster man opp protokollen fra årsmøtet, som viser hvem som ble valgt til styret (ha pdf-fil tilgjengelig).
  • Kontroller opplysningene og send deretter inn.


Fylkeslagets (forretnings)adresse skrives slik (her med Østfold som eksempel):

Landsforeningen uventet barnedød, Østfold fylkeslag

c/o Fylkeslagsleders navn

Fylkeslagsleders gateadresse

Postnummer/poststed

 

Overlapping mellom gammelt og nytt styre

Hvis valget på årsmøtet førte til endringer i styresammensetning, må de som går ut av styret bidra til at nye styremedlemmer får nødvendig informasjon for den videre driften av fylkeslaget. Dette inkluderer informasjon om fylkeslagets:

  • Planlagte aktiviteter og ventende oppgaver
  • Økonomi (inntekter, utgifter, bankkonto, vipps, etc.)
  • Prosjektstøtte (Stiftelsen Dam/Ekspress) og andre tilskudd: status, vilkår, rapporteringskrav, etc.
  • Landsmøte-/årsmøtedeltakelse
  • Innarbeidede rutiner
  • Epostkonto: tilgang (brukernavn og passord). NB! Merk at personer som går ut av styret ikke lenger skal ha tilgang til fylkeslagets epostkonto. Passord må endres hvis nødvendig.
  • Facebook-side/gruppe: tilgang (brukernavn og passord): Hvis aktuelt, endre administratorrettigheter. Passord må endres hvis nødvendig.
  • lub.no: tilgang (brukernavn og passord). Merk at veiledning for hvordan man kan publisere på fylkeslagets side fås ved henvendelse til hovedkontoret.
  • Andre påloggingssteder: hvis fylkeslaget har andre tilganger som krever pålogging må brukernavn og passord formidles. Passord må endres hvis behov.

 

I tillegg er det viktig at de som går ut av styret overleverer fylkeslagets:

  • Materiell, brosjyrer, utstyr, eiendeler, etc.
  • Dokumentarkiv (inkl. filer i elektronisk format), bilag, etc.
Scroll to Top